秘書

秘書業務

秘書の業務とは、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。

さまざまな知識が求められる他に、頭の回転も素早く、臨機応変であることも求められることの一つだということが目を通して行くとお分かりになるかと思います。

総務(基本業務)

基礎的原則として、秘書業務は担当する組織や上司のサポート的な役割を果たすことです。

タイトルにある通り、秘書の基本業務とは、上司の職権を侵さない範囲内で、職務に専念できるように細部に渡って心配りをし、更に、秘密の保全や周りとの連携を強め、職場環境の改善などを行います。

様々な処理の際に必要な判断力が必要で、上司の行動予定をしっかりと把握し、それに必要な確認・調整を行い、突然の予定の変更にも臨機応変に対処できなければいけません。

書記士型秘書

キーボード

秘書の業務だけではなく、企業全体で文章は膨大に使われています。その用途も様々で、メモや報告書、回覧など、様々なものに使われています。

秘書が行う文章業務とは、組織間や内部において使われる、形式化された文章のことを指します。通常は作成基準に従って作られ、目的も、情報伝達や意思決定などと明確になっていて、書き方も標準化されていて、控えも残るようになっています。

短時間で、性格な内容、適切な表現ができ、養子や様式も統一されていると利便性が良くなります。

求められること

パソコンの普及により、文章のフォーマットなども数多くありますので、単純な文章作業は低下している傾向にあります。

一方、株主総会の運営や企業統治に対しての適正化や明確化が重要性を増してきていますので、それらに関わる事務作業を熟知して、スムーズに運営できるような管理能力が求められています。

情報業務

必要なときに必要な情報がすぐに取得できるよう、日頃からの情報管理や、組織や上司に代わって行う情報管理、部門を管理するための情報管理に大きく分けられています。

それぞれの情報の調査や取得、分類、整理、蓄積、保存、破棄などの流れの処理を含み、情報に必要な機器や備品の管理も行います。秘書の業務において、機密保持は絶対要項になります。

接遇業務

名刺交換

接遇業務とは、来客の用件を把握し、その目的を達成するための環境を整えることを言います。

秘書業務には、組織や上司に対しての来客や問い合わせなどに、適切な対応をすることが求められます。原則として、来客に対しては友好的に接し、その上マナーや作法も尊守されます。もちろん迅速丁寧、正確な判断が求められます。

こうしたことから接遇業務では、しっかりと正しい敬語を使い、礼式を把握すること、簡潔でわかりやすい言葉で対応することなどが必要になります。もちろん、来客だけではなく、電話対応もこれに含まれています。