秘書

向いている人

どんな仕事でも、その人にとって向き不向きがあります。人と話すことが苦手な人にとって、接客業などは苦痛でしかないでしょう。秘書にも同じことが言えます。

接客することも多く、話すことが苦手な人には不向きとも言えます。では、どんな人に向いている職業なのでしょうか。

どんな人に向いている?

総合的にまとめると、口が堅く、機転がきくこと。几帳面で冷静、正確は明るいこと。出しゃばらず、陰の役に徹することができること。誠実で包容力があること。何よりも健康であることが求められます。

もちろんこれらの他にも数多くあります。次から詳しく見て行きましょう。

表現力のある人

上司と秘書

秘書の仕事は、担当する組織や上司と関係者とのパイプ役になります。このパイプとして、正確に情報や伝言を伝える表現力がなければいけません。無駄な言葉を省き、簡潔に、尚且つ分かりやすく表現しなければいけないのです。それに伴い、表現すると同時にてきせつな言葉遣いができなければいけません。

上司に代わって作成する文書などでの表現力も重要です。秘書の作成する文書は、相手にとって、そのまま組織や上司の言葉になるからです。

記憶力のある人

秘書は、記憶力も必要になります。基本的に何事もメモをとる癖をつけなければいけませんが、いつどこでどんなメモをとったのかを記憶しておくと、情報を取り寄せるのに時間の短縮をはかる事ができます。

もちろん、業務だけではなく、取引先などの会社名と担当者の名前、顔などを覚えておくことも必要になります。

判断力のある人

何事も人任せで、自分で判断できない人には、秘書は向いていません。どんな状況でも適切な判断をしなければいけません。

もちろんその判断とは、無理なときは無理と判断し、上司に指示を仰ぐといった判断も重要です。

行動力のある人

行動力

秘書に向いているのは何よりも行動力のある人です。何事も積極的でなくてはいけません。多くの業務を円滑に処理できるような行動力が必須になります。

与えられた仕事だけをこなすのではなく、今、何が必要なのかを瞬時に判断し、積極的に業務をこなすような行動力が必要なのです。