秘書

秘書って?

秘書というお仕事。なんだか響きだけでもカッコいい仕事のような気がしませんか?

ドラマなどの影響で、秘書=美人女性というイメージがありますが、秘書になるのは女性ばかりではありません。一体秘書ってどんな人たちなのでしょうか。

総務の専門家

手帳

どうして総務の専門家という言葉が出てきたのでしょう。

そもそも総務とは、その会社や組織全体に関する事務を扱う部署のことを言います。秘書には色々種類がありますが、大まかに言うと、所属する組織や直属の上司の書類面での仕事を請け負ったりしています。重要書類を扱うことも多く、とても責任のある仕事です。 こういった書類関係の他にも、上司の仕事上での身の回りの世話やスケジュール管理をしたり、書類や原稿の作成、メールや電話での対応、来客の接遇など、様々な仕事をしなければいけません。

こうしたことから、秘書=総務の専門家とも言えるのです。

秘書のはじまり

秘書は英語でsecretaryと呼ばれ、分別する・区別するという意味のsecernereというラテン語から派生した言葉だと言われています。

この『分別されるもの』がやがて『特別に機密扱いされるもの』に変わり、王侯貴族や大僧侶、大富豪が使う連絡文書などの機密事項が書かれたものを扱う書記を『秘書』と呼ぶようになりました。

求められること

秘書に求められることってどんなことなのでしょうか。

上司の片腕となり、時には上司の代わりとなって業務をこなさなければいけないことから、様々なことが求められます。

コミュニケーション

上司と秘書

秘書の役割の中に、上司と取引先とのパイプ役というものがあります。人と上手にコミュニケーションがとれなければできないことです。

秘書のコミュニケーション力が仕事へ大きく影響することもありますので、常にメモをとり、最後まで話をしっかりと聞くことが失敗しないコツです。

5W1Hを守っていれば間違いないでしょう。

判断力

何もかもがマニュアル通りに進むわけではありません。その時々の状況に応じて、臨機応変に対応できる判断力が求められます。

もちろん、それに伴う行動力も大切です。

情報収集

情報収集力も大切なことの一つです。上司が必要としている情報を指示がなくても的確に判断し、収集する能力が必要です。

情報は常に変化していくものですので、日頃からアンテナを張り巡らせておく必要があります。

マナー

マナーは目に見えるものですので、最も求められるものの一つかもしれません。

身だしなみはもちろんのこと、言葉遣いや立ち居振る舞い、来客に対してのビジネスマナーなど、様々なことが要求されます。

もちろん、立場をわきまえ、謙虚であることも必要です。